Tư vấn chọn mua Tổng Đài IP phù hợp cho Doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn đang có ý định thay mới hệ thống tổng đài IP, nhưng đang đắn đo về lợi ích sau khi sử dụng cũng như hiệu quả. Công ty chúng tôi sẽ cung cấp các thông tin cần thiết, giải đáp các thắc mắc và đưa ra phương án giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp bạn nhất.

Lựa chọn mua tổng đài hay thay mới Tổng Đài IP

Tổng đài IP là tổng đài điện thoại chạy trên nền hạ tầng internet cáp quang - Leased line. Còn tổng đài Analog là tổng đài chạy trên nền hạ tầng cáp đồng analog. Việc lựa chọn tổng đài IP hay tổng đài analog tùy vào mô hình kinh doanh hoạt động của doanh nghiệp cũng như chi phí đầu tư để xây dựng tổng đài cao hay thấp.

Tư vấn chọn mua Tổng Đài IP phù hợp cho Doanh nghiệp

23 Nguyên nhân thường làm bạn cân nhắc khi chọn lựa Lắp đặt Tổng Đài IP:

1. Loại thiết bị tổng đài càng rẻ càng tốt, kinh phí thấp nhất là quan trọng: => Trong trường hợp này bạn có thể sử dụng tổng đài điện thoại của Trung Quốc, đây là dòng sản phẩm tổng đài giá rẻ có thể là mô hình phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Dòng tổng đài IP Trung Quốc có các tính năng:
- Hiện số điện thoại gọi đến
- Lời chào gọi vào dài lên đến 60 giây đảm bảo đầy đủ hết cho các câu chào
- Lắp đặt tổng đài và sử dụng đơn giản
- Bảo hành 24 tháng.

Dòng Tổng đài này phù hợp cho các công ty, doanh nghiệp, khách sạn, nhà nghỉ vừa và nhỏ.

2. Loại Tổng đài có chất lượng cao hơn

- Loại thiết bị này có ưu điểm là dùng không bị lỗi thời, có thể giúp nhà quản lý thay đổi nhu cầu sử dụng nhưng tổng đài vẫn đáp ứng được các yêu cầu đó
- Tính ổn định cao và ít khi nào xảy ra sự cố hư hỏng
- Có tính mở, dễ dàng nâng cấp mở rộng về sau không bị lỗi thời - Dễ dàng chuyển đổi dịch chuyển thay đổi vị trí văn phòng đến địa chỉ mới
- Dễ dàng quản lý, có thể giám sát hệ thống ở bất kỳ đâu, từ bất kỳ chỗ nào miễn là có mạng

Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì quý khách hàng sử dụng Tổng đài IP Grandstream hoặc tổng đài IP mềm cài trên PC, 2 loại tổng đài IP này có thể đáp ứng hết các yêu cầu của khách hàng hiện tại cũng như muốn mở rộng thêm trong tương lai, tối đa hóa chi phí để đảm bảo phần giá thành tối ưu nhất so với các tổng đài truyền thống như Panasonic, Siemens, LG, Cisco…

Hệ thống tổng đài IP có các ưu điểm hơn so với tổng đài analog:

1. Kết nối được mọi đầu số đường vào như: đầu số thoại Analog, đường truyền E1-ISDN, đầu số Siptrunk công nghệ mới, đầu số 1900, 1800...., thẻ gọi quốc tế giá rẻ…

2. Hổ trợ tính năng ghi âm nội dung cuộc gọi vào và ra

3. Hổ trợ kết nối các phần mềm chăm sóc khách hàng CRM, Vtiger,… hổ trợ quản lý thông tin khách hàng gọi đến và gọi đi, cho phép quản lý từng máy lẻ.

4. Giải pháp giảm cước phí gọi di động lên tới 90% cước phí hàng tháng phải trả: bình thường cước phí của bạn trên 10 triệu/ tháng, giải pháp tổng đài IP có thể đảm bảo chỉ cần trả 20% số tiền đó = (2 triệu) hàng tháng. Gọi càng nhiều thì càng tiết kiệm chi phí.

5. Tính năng hiển thị số: Tất cả được tích hợp sẵn gọi nội bộ và gọi từ ngoài vào đều thấy số.

6. Hoạt động như 1 tổng đài chăm sóc khách hàng

Cuộc gọi vào cho nhóm call center sẽ được phân phối đều cho các máy trả lời, cho phép login/logout khỏi nhóm.

- Tính năng chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi khi đang đàm thoại với khách hàng và chỉnh được nhạc chờ tùy chọn cho khách nghe
- Tính năng tự động phát thông báo khi không có ai trực hoặc hết giờ, ngoài giờ làm việc
- Tính năng chuyển cuộc gọi ra số máy di động khi ra ngoài.…
- Thiết lập đường dây nóng cho khách hàng than phiền, thông báo các sự cố, dịch vụ….

7. Tính năng thoại hội nghị

Tổng đài điện thoại IP cho phép đồng thời nhiều người tham gia họp hội nghị đồng thời, cho phép từ vài bên lên tới 45 bên tham gia họp cùng đàm thoại hội nghị qua PSTN hay miễn phí qua mạng LAN/IP/Internet… Các cuộc họp quan trọng cho phép ghi âm lưu lại

8. Tính năng fax: Không cần phải thiết kế riêng 1 máy fax, các bản fax đến sẽ được tự động lưu trên tổng đài và gửi vào email của bạn.

9. Tích hợp sẵn lời chào IVR đa cấp: Tính năng hổ trợ người dùng gọi vào truy cập từng cấp dịch vụ như dịch vụ (Giống như khi khách hàng gọi vào 1800/1900)

VD: Cảm ơn Quý khách hàng đã gọi đến công ty cổ phần viễn thông FPT

Ấn phím 1: Các chương trình khuyến mãi
Ấn phím 2: Chương trình hỗ trợ bảo hành cho khách hàng
Ấn phím 3: Tư vấn về dịch vụ lắp đặt thiết bị viễn thông (khi khách bấm số 3 thì truy cập lời chào tiếp theo)
Ấn phím 4: Tham gia phòng họp hội nghị trực tuyến ...
Ấn phím 5: Nhân viên hỗ trợ trực tuyến
Ấn phím 6: Tư vấn tổng đài Panasonic
Ấn phím 7: Tư vấn tổng đài IP
Ấn phím 8: Tư vấn về camera quan sát ....

10. Không phải triển khai lại dây cho hệ thống mạng điện thoại riêng nếu sử dụng điện thoại IP: Sử dụng trên nền mạng LAN của tòa nhà hay văn phòng công ty đếu có sẵn hệ thống mạng LAN âm tường, tiết kiệm hơn 50% chi phí khi sử dụng tổng đài IP

11. Dễ dàng mở rộng hệ thống mạng, không giới hạn số lượng điện thoại IP

- Chi cần mua điện thoại IP cắm vào mạng là dùng được ngay,
- Đối với điện thoại analog thì mua card analog để mở rộng,

12. Sử dụng điện thoại IP không dây qua wifi ở mọi lúc mọi nơi: Như tại văn phòng, ở quán cafe, siêu thị, nhà xưởng, bạn có thể thoại mọi nơi mọi lúc như nội bộ

13. Sử dụng phần mềm cài trên máy tính hay trên smartphone (Samsung, Apple…) để sử dụng như 1 máy lẻ của tổng đài mọi lúc mọi nơi không giới hạn vị trí không gian và khoảng cách từ bất kỳ đâu trên internet.

14. Đơn giản khi thay đổi vị trí người sử dụng, di chuyển văn phòng: Không cần thiết lập lại, cắm vào là chạy như cũ.

15. Tính năng mạng tổng đài IP:

- Thông thường các tổng đài analog như Panasonic KX-TDA100D, siemens hipath 1150, 1190 việc kết nối các hệ thống tổng đài này với nhau là rất khó khăn, phức tạp và tốn kém nhưng đối với tổng đài IP thì bạn không phải thêm 1 chi phí nào cả, tất cả đã được tích hợp sẵn bạn chỉ cần thiết lập kết nối là được.

- Công ty bạn nhiều chi nhánh, việc kết nối các tổng đài IP thành hệ thống mạng nội bộ thật đơn giản mà không phải đầu tư thêm bất kỳ 1 khoản chi phí về phần cứng và phần mềm nào cả
- Công ty bạn trong tương lai sẽ mở rộng về dung lượng, việc mở rộng tổng đài IP cũng tương đối đơn giản và dễ trong việc quản lý.

16. Tính năng remote extension: Bạn là người thường xuyên di chuyển, hay đi công tác xa, bạn muốn thoại nội bộ thật đơn giản chỉ cần đăng ký 1 tài khoản trên tổng đài IP và sử dụng với phần mềm softphone là được.

17. Chỉnh chế độ Nhạc nền, nhạc chờ: Để giúp khách hàng thật thoải mái khi gọi tới tổng đài, bạn kích hoạt chế độ nhạc chờ bằng những bài hát không lời tùy chọn. Bạn muốn thử nghe gọi ngay số điện thoại 1900.6600 để test thử xem nhé.

18. Chặn cuộc gọi đến: Bạn thường xuyên bị 1 số điện thoại khác gọi đến chào hàng mời sử dụng dịch vụ ABCD, quấy phá trong khi bạn rất ít thời gian, bạn có thể cho các số điện thoại đó vào danh sách đen (black list), khi số điện thoại đó gọi đến thì tổng đài sẽ tự động báo bận.

19. Công ty bạn là công ty thương mại phân phối sản phẩm: khách hàng đại lý lớn, vì vậy khi đại lý gọi đến để tránh qua nhiều khâu trung gian bạn có thể định tuyến cuộc gọi của đại lý đó vào thẳng phòng quản lý đại lý và trước khi chuông reng bạn có thể nhìn thấy thông tin về cuộc gọi đó là ai đang gọi tới 1 cách đơn giản (thêm phần mềm)

20. Nhận cuộc gọi ở xa: Trường hợp không thường xuyên ngồi trực tổng đài IP, hay đi công tác xa để tránh mất cuộc gọi đến của khách hàng thì bạn sử dụng tổng đài IP sẽ giúp bạn có thể nhận được cuộc gọi bất kỳ đâu bằng cách chuyển các cuộc gọi của bạn vào voicemail và bạn có thể check được voicemail bất kỳ thời gian nào.

21. Tổng đài VoIP cũng hỗ trợ cả thoại Video luôn cho khách hàng và cũng không phải thêm chi phí gì cả

22. Tính năng Video intercom: Giải pháp hiệu quả tối ưu trong việc quản lý các tòa nhà, building, cao ốc văn phòng, chung cư cao cấp, cho phép giám sát 24/24 mọi hoạt động vào ra của tòa nhà

23. Log chi tiết các cuộc gọi được lưu ngay trên tổng đài: không cần thêm PC để kết nối lưu trữ, cần lúc nào thì export dữ liệu ra excel với chi tiết các cuộc gọi

So sánh tổng đài điện thoại IP với các tổng đài analog truyền thống như Tổng đài Panasonic, tổng đài LG, Siemen, Acatel, LG...

STT	Tổng đài IP Grandstream/ IP	Tổng đài analog TDA100D/TDA600/Hipath 3800/LG/Nec/Acatel…
Gọi vào và gọi nôi bộ	Bấm số gọi trực tiếp	Bấm qua nhiều bước, phức tạp khi chuyển máy, khó khăn trong việc gọi từ ngoài vào hoặc từ ngoài ra, gọi giữa 2 tổng đài có độ chễ không bấm trực tiếp số được
Mở rộng	Mở rộng lên đến 500 số, mua điện thoại ip cắm dùng trực tiếp, máy lẻ analog thêm card	Giới hạn nhất định
Chức năng call center	Tích hợp sẵn ACD, UCD, Recording, Chuyển cuộc gọi, nhạc chờ	Không có
Ghi âm	Chỉ kích hoạt trên tổng đài, cho phép ghi âm bất kỳ máy lẻ nào khi có cuộc gọi	Không có
Họp hội nghị	Cho phép tạo cuộc họp nhiều bên bất kỳ lúc nào	Không làm được
Quản lý cuộc gọi	Khi nào cần thì export ra, không cần thêm cái gì	Phải có 2 PC và mua 2 phần mềm chạy PC 24/24
Gọi quốc tế hoặc gọi giữa các chi nhánh	- Cho phép gọi quốc tế giá rẻ thậm chí không tốn cước phí, - Gọi giữa các chi nhánh miễn phí, - Máy lẻ gọi từ xa miễn phí bất kỳ chỗ nào trên internet,	Không làm được,
Linh động mở rộng sử dụng	Mở rộng linh động, mua điện thoại về cắm là sử dụng ngay, không cần thêm cái gì	Bắt buộc phải chạy dây, mua card và mua điện thoại
Gọi từ PC	Hỗ trợ phần mềm gọi từ PC như 1 máy lẻ không phải thêm thiết bị gì	Không làm được
Lời chào gọi đến	Không giới hạn kênh và cấp	Chỉ 4 kênh cho panasonic siemens thêm card tối đa 24 kênh
Chặn cuộc gọi đến không mong muốn	OK	Không làm được
Hiển thị số gọi đến và nội bộ	OK	Có thể và phải cắm card
Kết nối nhiều tổng đài	OK	Phải thêm card
Có sử dụng hệ thống mạng dây và điện thoại cũ analog không	Không phải thêm hoặc thay đổi gì về hệ thống đường dây cũ và điện thoại	Không phải thêm hoặc thay đổi gì về hệ thống đường dây cũ và điện thoại
Bảo hành	Hỗ trợ bảo hành 24/24 có thiết bị cho mượn thay thế ngay cả trong thời gian bảo hành và ngoài thời gian bảo hành	Hỗ trợ 24/24, bảo hành sản phẩm chuyển về trung tâm bảo hành không có cho mượn
Kết nối mạng	Không cần chạy dây, có mạng LAN kết nối vào là sử dụng được ngay, tiết kiệm được chi phí chạy dây, thuận lợi triển khai lắp đặt mở rộng	Phải chạy dây cho từng máy lẻ, triển khai phức tạp