Tổng đài ảo là gì ? Ưu điểm của tổng đài ảo khi sử dụng ?

Tổng đài ảo là một tổng đài điện thoại sử dụng trên mạng ảo, chỉ cần có kết nối internet hay 3G là có thể sử dụng. Đây là giải pháp được khá nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn trong thời gian gần đây. Tổng đài ảo hổ trợ mọi đầu số kết nối như 1900/1800/ đầu số cố định IP, đầu số cố định điện thoại analog cho doanh nghiệp.

Tổng đài ảo là gì ? Ưu điểm của tổng đài ảo khi sử dụng ?

Tổng đài ảo (hay còn gọi là tổng đài điện thoại ảo) là một hệ thống tự động giúp quản lý và điều phối cuộc gọi đến và đi từ khách hàng thông qua một số lượng lớn các cuộc gọi đến.

Thông thường, tổng đài ảo được sử dụng để cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bán hàng, thu hồi nợ, chăm sóc khách hàng, đặt lịch hẹn, giao tiếp nội bộ trong công ty,...

Ưu điểm khi sử dụng tổng đài ảo bao gồm:

Tăng tính khả dụng và truy cập: Tổng đài ảo cho phép khách hàng tiếp cận với doanh nghiệp 24/7, bất kể thời gian hay địa điểm. Điều này giúp tăng tính khả dụng của doanh nghiệp và giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng.
Tiết kiệm chi phí: Tổng đài ảo có thể giảm thiểu chi phí nhân sự và chi phí vận hành trong việc quản lý các cuộc gọi. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Tăng khả năng xử lý cuộc gọi: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp xử lý một lượng lớn cuộc gọi cùng lúc mà không bị áp lực nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn với nhu cầu của khách hàng.
Tăng tính chuyên nghiệp: Tổng đài ảo có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Khách hàng có thể được đón tiếp và phục vụ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh đáng tin cậy và chuyên nghiệp.

- Người sử dụng không cần đầu tư bất kỳ hệ thống gì, Thiết bị đầu cuối sử dụng: IP Phone, Software cài trên Smartphone, Software cài trên PC, hoặc gateway sử dụng cho các điện thoại analog

- Doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự cũng như quản lý hệ thống tổng đài. Việc quản trị hệ thống, thực hiện việc thiết lập cấu hình thông qua Internet với trình duyệt Web, sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn hoặc 3G

Tổng đài ảo là gì ? Ưu điểm của tổng đài ảo khi sử dụng ?

- Không cần đi dây hệ thống cáp điện thoại mới, tổng đài cloud hoạt động trên hạ tầng mạng máy tính sẵn có
- Cắt giảm hoàn toàn cước phí liên lạc giữa các chi nhánh và cước phí gọi quốc tế
- Sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến
- Quản lý và điều khiển cuộc gọi một cách dễ dàng.
- Cho phép làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau
- Cho phép tích hợp chức năng điện thoại ( dựa vào số chủ gọi CallerID để truy vấn các thông tin khác, click to call,… ) với phần mềm bán hàng CRM, phần mềm marketing,… đem đến dịch vụ khách hàng tốt hơn, năng suất cao hơn
- Dễ dàng mở rộng và di chuyển, chỉ gắn thiết bị đầu cuối vào mạng máy tính là có thể dùng

Chi phí đầu tư hệ thống tổng đài ảo phụ thuộc yếu tố nào

Chi phí đầu tư cho một hệ thống tổng đài ảo có thể phụ thuộc vào một số yếu tố sau:

Quy mô doanh nghiệp: Chi phí đầu tư sẽ tăng khi quy mô doanh nghiệp lớn hơn, do cần phải đầu tư vào các tính năng và thiết bị phù hợp với số lượng cuộc gọi đến.
Số lượng cuộc gọi đến: Số lượng cuộc gọi đến hàng ngày cũng ảnh hưởng đến chi phí đầu tư cho hệ thống tổng đài ảo. Nếu doanh nghiệp nhận nhiều cuộc gọi, thì họ có thể cần đầu tư vào một hệ thống tổng đài ảo mạnh mẽ hơn để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Tính năng và ứng dụng: Tính năng và ứng dụng của hệ thống tổng đài ảo cũng ảnh hưởng đến chi phí đầu tư. Những tính năng và ứng dụng phức tạp hơn sẽ đòi hỏi đầu tư nhiều hơn so với các tính năng đơn giản.
Thương hiệu và nhà cung cấp: Thương hiệu và nhà cung cấp cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí đầu tư cho hệ thống tổng đài ảo. Nhà cung cấp nổi tiếng và uy tín sẽ có chi phí đầu tư cao hơn so với những nhà cung cấp không nổi tiếng.

Tuy nhiên, chi phí đầu tư cho một hệ thống tổng đài ảo cũng có thể thấp hơn so với một hệ thống tổng đài truyền thống, do không cần phải đầu tư vào các thiết bị phần cứng và tài nguyên nhân sự để quản lý hệ thống.

Thiết bị chính trong 1 hệ thống tổng đài ảo của doanh nghiệp là gì ?

Thiết bị chính của một hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp là phần mềm tổng đài ảo (hay còn gọi là phần mềm điều khiển cuộc gọi), được cài đặt trên máy chủ hoặc trên đám mây (cloud).

Phần mềm tổng đài ảo cho phép quản lý và điều khiển cuộc gọi đến và đi ra, cung cấp các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, hỗ trợ khách hàng tự phục vụ (IVR), ghi âm cuộc gọi, thống kê báo cáo cuộc gọi, và quản lý nhóm agent (người điều hành cuộc gọi) và khách hàng.

Ngoài ra, để hoạt động hiệu quả, hệ thống tổng đài ảo cần kết nối với các thiết bị như điện thoại IP (hoặc hệ thống PBX), tai nghe và microphone cho agent, và một kết nối internet ổn định.

Với việc sử dụng mô hình đám mây (cloud), các doanh nghiệp không cần đầu tư vào các thiết bị vật lý, mà chỉ cần trả phí sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo trên đám mây. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng mô hình tổng đài ảo trên máy chủ riêng, thì họ cần phải đầu tư vào phần cứng và thiết bị mạng phù hợp để hoạt động hệ thống.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài ảo

Tổng đài ảo là giải pháp hiệu quả cho nhiều loại doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc với khách hàng thông qua điện thoại. Sau đây là một số doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ảo:

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tổng đài ảo là giải pháp tiết kiệm chi phí và dễ dàng triển khai cho các doanh nghiệp nhỏ, giúp họ nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Các doanh nghiệp trực tuyến: Các doanh nghiệp trực tuyến như cửa hàng bán lẻ trực tuyến, các trang web thương mại điện tử hoặc các ứng dụng di động cần có giải pháp tổng đài ảo để hỗ trợ khách hàng liên hệ, giải đáp các câu hỏi và xử lý các yêu cầu của khách hàng.
Các doanh nghiệp vận chuyển và logistic: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển và logistic cần phải liên lạc với các bên liên quan, bao gồm các đối tác vận chuyển, khách hàng và nhân viên điều phối. Tổng đài ảo giúp các doanh nghiệp này quản lý các cuộc gọi đến và đi ra, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành.
Các doanh nghiệp dịch vụ khách hàng: Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng như công ty bảo hiểm, ngân hàng và các tổ chức phi lợi nhuận cần phải xử lý hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày. Tổng đài ảo giúp các doanh nghiệp này quản lý tốt các cuộc gọi đến và đi ra, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
Các doanh nghiệp đa quốc gia: Tổng đài ảo giúp các doanh nghiệp đa quốc gia quản lý các cuộc gọi đến và đi ra ở nhiều quốc gia và ngôn ngữ khác nhau, giúp tăng cường tính toàn cầu và phát triển kinh doanh trên thị trường toàn cầu.

Mô hình kết nối của tổng đài ảo

A. Các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với tổng đài ảo

- Tổng đài ảo chúng tôi cho phép kết nối mọi nhà cung cấp dịch vụ đầu số như FPT telecom, Viettel, Vinaphone: đầu số 1800/1900/ đầu số cố định IP và đầu số cố định analog

B. Thiết bị đầu cuối

- Thiết bị đầu cuối cần thiết để sử dụng tổng đài ảo: IP Phone, Software cài trên Smartphone, Software cài trên PC, hoặc thiết bị gateway sử dụng cho các điện thoại analog

Tính năng của tổng đài ảo

Mô tả	Thông số
Trả lời tự động (IVR)	KH tự thu âm
Ghi âm cuộc gọi, nghe lại cuộc gọi, xóa cuộc gọi	10 giờ
Phát nhạc chờ	Có
Gọi đến, gọi đi, gọi nội bộ	Có
Chuyển cuộc gọi	Có
Rước cuộc gọi	Có
Định tuyến, phân bổ cuộc gọi tự động (ACD)	Có
Hiển thị số gọi đến	Có
Nhật ký cuộc gọi	Có
Đàm thoại tay 3	Có
Điện thoại hội nghị	Có
Hỗ trợ Softphone (Bria, Zoiper)	Có
Đổi số máy lẻ tùy chọn	Có
Chặn số gọi đến	Có
Hướng dẫn sử dụng	Có
Toàn quyền quản lý tổng đài (giao diện web)	Có
48 giờ	Có

Bảng giá lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp/công ty

Stt	Mô tả	Chi phí
1	Phí 1 lần (vnđ/lần)
	Phí cài đặt	500.000
	Reload tổng đài (bản đầu tiên sau khi nghiệm thu)	500.000
2	Phí hàng tháng (vnđ/tháng)
	Basic: 3 cuộc gọi/nhận đồng thời, 10 số máy nhánh	300.000
	Advanced: 6 cuộc gọi/nhận đồng thời, 20 số máy nhánh	450.000
	Premium: 10 cuộc gọi/nhận đồng thời, 50 số máy nhánh	550.000
	Business: 30 cuộc gọi/nhận đồng thời, 100 số máy nhánh	1.000.000
3	Dịch vụ bổ sung (vnđ/tháng)	Có
	Bổ sung 3 cuộc gọi/nhận đồng thời	200.000
	Bổ sung blog 10 máy nhánh	100.000
	Bổ sung blog 10 giờ ghi âm	100.000
	Quản trị tổng đài	500.000
	Hạn chế thời gian gọi cho từng máy lẻ	200.000

Quy trình khảo sát và báo giá thi công tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Quy trình khảo sát và báo giá thi công tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Liên hệ và hẹn lịch khảo sát

Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo để yêu cầu khảo sát và báo giá.
Nhà cung cấp dịch vụ sẽ hẹn lịch để đến kiểm tra và khảo sát tình hình cụ thể của doanh nghiệp.

Bước 2: Khảo sát tình hình thực tế

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành khảo sát tình hình thực tế của doanh nghiệp, bao gồm: kết nối internet, số lượng nhân viên sử dụng tổng đài, nhu cầu sử dụng chức năng của tổng đài, ...
Dựa trên thông tin thu thập được, nhà cung cấp dịch vụ sẽ đưa ra các giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 3: Đề xuất giải pháp và báo giá

Sau khi hoàn tất khảo sát, nhà cung cấp dịch vụ sẽ đề xuất giải pháp và báo giá cho doanh nghiệp.
Báo giá bao gồm các chi phí liên quan đến việc triển khai tổng đài ảo, bao gồm: thiết bị, phần mềm, lắp đặt, cấu hình, tư vấn và hướng dẫn sử dụng, bảo hành và hậu mãi, ...
Doanh nghiệp có thể tham khảo và đánh giá giải pháp và báo giá của nhà cung cấp dịch vụ để quyết định chọn lựa.

Bước 4: Triển khai và cấu hình tổng đài ảo

Sau khi thống nhất về giải pháp và báo giá, nhà cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành triển khai và cấu hình tổng đài ảo theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Các nhân viên của doanh nghiệp cũng được hướng dẫn và đào tạo để sử dụng và quản lý tổng đài ảo một cách hiệu quả.

Bước 5: Bảo hành và hậu mãi